Référentiel bibliothèque

Principaux liens

Adresse mail de la bibliothèque : bibliotheque[@]sciencespo-lyon.fr

Principaux numéros de téléphone

Manon Brien 891

Béatrice Genod 896

Sophie Klopp 895 ou 06 17 75 58 41 (entre 19h et 20h15)

Christophe Marques : 06 47 96 68 75

Consignes générales

Le matin à l’ouverture

Effectuer l’ouverture selon la procédure établie
Sortir le chariot des nouveautés
Biper et ranger les CSP du R0 qui n’ont pas été rangées la veille

À chaque permanence

Biper et ranger les CSP du R0
Gérer les réservations
Mettre les PEB à disposition
Gérer les prêts et les retours
Renseignements
Inscrire les usagers hors Sciences Po Lyon
Vérification des données lors du 1^er prêt
Effectuer le rangement fin de son secteur d’attribution (moniteurs uniquement)

Le soir à la fermeture

Rentrer le chariot des nouveautés dans la salle de lecture
S’il reste des livres non rangés sur le chariot de rangement, le déplacer en salle de lecture (ils seront rangés le lendemain matin)
Effectuer les opérations de fermeture selon la procédure

Le matin à l’ouverture

Effectuer l’ouverture selon la procédure
Biper et ranger les CSP du R1 qui se trouvent sur le chariot et qui n’ont pas pu être traitées la veille.
Descendre au RDC pour récupérer le chariot de retours « R1 » et ranger les documents de la veille puis redescendre le chariot.

À chaque permanence

Biper et ranger les CSP
Descendre au R0 récupérer les retours du R1 et les ranger
Descendre les CSP du R0
Renseignements
Aller chercher et ranger les documents du magasin
Effectuer le rangement fin de son secteur d’attribution (moniteurs uniquement)

Le soir à la fermeture

Récupérer les documents qui sont laissés sur les tables et les déposer sur le chariot de CSP (ils seront rangés le lendemain matin)
Effectuer les opérations de fermeture selon la procédure

Ouverture

Avant 8h30, il faut badger pour entrer dans le bâtiment avec sa carte Izly.

Il y a au moins 3 personnes présentes avant 8h25. Une sur chaque poste d’accueil et une dans les bureaux.

Allumer les lumières (sauf le cocon : interrupteur gommette rouge).
Allumer les postes informatiques de la banque d’accueil
Ouvrir la porte vitrée de la salle des collections avec le pass (grosse clé sur le porte-clé blanc) qui se trouve dans la boîte à clé code 142
Allumer le poste kiosque en salle
Vérifier que les chariots des retours sont à leur place à droite de la banque d’accueil ; les rapatrier s’ils sont en salle des collections
Sortir le meuble de présentation des nouveautés
Changer les dates des tampons-dateurs (3 tampons : 1 prêt 3 semaines, 1 prêt 6 semaines, 1 prêt 7 jours)
Ouvrir les stores s’ils sont fermés
À 8h30, ouvrir la porte principale à l’aide la petite clé (porte-clé rouge, l’insérer et tourner ¼ de tour vers la droite, dans le boitier, à gauche de la porte d’entrée, pour la déverrouiller >> On entend un « clac » c’est le signe que la porte est bien ouverte.
Ranger la clé dans la boîte à clés
Désactiver le répondeur sur le téléphone en appuyant sur le premier petit bouton transparent en haut à droite (la lumière verte s’éteint)

Allumer le poste informatique de la banque d’accueil
Allumer les lumières
Ouvrir la porte vitrée de l’ascenseur (pas besoin de clé)
Allumer le poste kiosque

La personne qui n’est pas en poste ouvre les carrels du 2^e et la salle d’étude.
Elle allume les lumières de la salle d’études et de l’espace copieur

Au moins 1 agent présent jusqu’à 19h05.
L’évacuation du public se fait à 20h.
Les opérations de fermeture se font entre 20h et 20h15.
Le poste R0 gère le niveau 0 et le poste R1 gère le niveau 1 ET le niveau 2

Poste RO

À 19h50 :

Annoncer que la bibliothèque va fermer dans 10 minutes
Inviter les usagers à faire enregistrer leurs prêts et à faire leurs photocopies
Enregistrer et ranger les documents consultés sur place (chariot de CSP + documents laissés sur les tables)

Entre 20h et 20h05

Annoncer que la bibliothèque ferme
Fermer les fenêtres
S’assurer qu’il n’y a plus personne dans le cocon de sieste, dans les toilettes ainsi que dans la salle
Fermer le bâtiment en tirant bien sur les deux portes de l’entrée, ensuite insérer la petite clé (porte clé rouge) dans le boîtier et tourner à gauche d’1/4 de tour.
Vérifier que la porte est bien aimantée
Inviter les usagers encore présents à utiliser le « gros bouton vert » pour sortir du bâtiment

Entre 20h05 et 20h15

Éteindre les postes informatiques et le poste kiosque
Rentrer les chariots + étagère de nouveautés dans la salle de collection
Remettre un peu le mobilier en place
Fermer à clé l’armoire de l’accueil
Activer le répondeur du téléphone en appuyant sur la première petite touche transparente en haut à droite (une petite lumière verte s’allume)
Attendre le collègue du R1 pour fermer la porte vitrée de la salle à l’aide du pass
Vérifier que toutes les clés sont dans la boîte avant de la verrouiller
Éteindre les lumières

Poste R1

18h50 [du lundi au jeudi période pleine uniquement]:

Le moniteur en poste au R1 descend récupérer le pass puis monte au 3ème.

- Si la salle est inoccupée : fermer la salle sans attendre.
- Si des usagers sont installés dans la salle : annoncer sa fermeture au public à 19h00. Préciser aux usagers qu’ils peuvent rejoindre les autres salles de la BU jusqu’à 20h.
- Si un cours se tient dans la salle : ne rien faire.

À 19h00 :

Le moniteur remonte fermer la salle SAUF si elle est toujours occupée par un cours.
Pas de 2nd passage si la salle ne peut être fermée à 19h00.

À 19h50 :

Annoncer au R1 et au R2 que la bibliothèque va fermer dans 10 minutes
Inviter les usagers à faire enregistrer leurs prêts et à faire leurs photocopies
Enregistrer et ranger les documents consultés sur place (chariot de CSP + documents laissés sur les tables)

Entre 20h et 20h05

Annoncer au R1 et au R2 que la bibliothèque ferme
Fermer les fenêtres
S’assurer qu’il n’y a plus personne dans les toilettes ainsi que dans la salle
Descendre au R0 pour récupérer le pass

Entre 20h05 et 20h15

Au R2

Fermer les carrels et la salle d’étude
Ramasser les documents « sensibles » (contenant des données personnelles) oubliés près du photocopieur.
Les entreposer dans l’armoire du R0 et si possible, informer l’usager par courriel avec le service bibliothèque en copie qu’il pourra retrouver ses documents à l’accueil de la BU.
Éteindre la lumière du couloir qui éclaire l’espace détente/reprographie. (Interrupteur situé à gauche du Carrel n°5)
Fermer la porte palière avec le pass

Au R1

Fermer la porte vitrée de l’ascenseur avec la mollette
Remettre en place le mobilier
Éteindre les postes informatiques
Fermer la porte palière avec le pass
Rejoindre le collègue au R0 avec le pass

Avant de partir

S’assurer de la présence des 4 clés dans la boîte avant de la refermer et de brouiller le code
Il est normal que quelques lumières restent allumées en partant (temporisation : couloir du R2, cage d’escalier, hall R0).
Un agent de l’équipe patrimoine procède à la mise en sécurité du bâtiment entre 20h15 et 20h30. Ne pas l’attendre.
Une fois dehors, s’assurer que la porte du bâtiment est bien aimantée
L’accès badgé est désactivé à partir de 20h20. Il n’est plus possible de rentrer dans le bâtiment à partir de cet horaire.

Problème de fermeture du bâtiment

En cas de difficultés à fermer la porte du bâtiment il faut appeler l’agent du service patrimoine pour l’informer de la situation.

S’il peut venir immédiatement et avant 20h15 : attendre l’agent. Partir après son arrivée. C’est son rôle de sécuriser le bâtiment.
S’il annonce qu’il ne peut pas rejoindre la BU avant 20h15 : informer l’agent que vous fermez le bâtiment à l’aide du verrou vertical de secours et quitter le bâtiment en empruntant la porte du sous-sol.

L’outil utilisé pour consulter et gérer le planning des permanences est Planno

Il est également consultable en mode non connecté à cette adresse : http ://planningbiblio.sciencespo-lyon.fr/index.php?login=anonyme

Ce planning permet de savoir quelles sont les personnes en poste au R0 et au R1 ainsi que les personnes affectées à d’autres missions qui ne sont pas liées à l’accueil du public (bulletinage…).

Pour chaque jour il affiche la liste des présents sur site avec leurs horaires de travail. Il permet également de connaître les indisponibilités des membres de l’équipe, ou de savoir qui est disponible à distance (télétravail).

Un planning hebdomadaire type permet de savoir qui est « habituellement » en poste. Compte tenu des réunions, formations et autres absences ce « planning type » doit presque systématiquement être modifié.

Le planning est en général confirmé le jeudi pour la semaine suivante.

Un planning type par semestre, en accord avec l’EDT. Ce planning peut évoluer chaque semaine selon les absences des agents ou des autres moniteurs
- Transmettre l’EDT le plus rapidement possible

Gestion des absences : si vous ne pouvez pas assurer une plage horaire habituelle : le mieux est d’anticiper.
- Demander aux autres moniteurs si l’un d’eux est disponible
- Si oui, prévenir Manon du changement
- Sinon, prévenir Manon, le plus rapidement possible.

Attention : il ne s’agit pas d’un échange, mais bien d’un remplacement. Vous ferez donc moins d’heure cette semaine là. Mais pas d’inquiétude, nous veillons à l’équilibre des heures, à l’année.

Rémunération : La rémunération est mensualisée sur la base du nombre d’heures du planning type de chaque moniteur. Une régularisation des heures est faite le mois qui suit chaque trimestre échu. Ce système permet d’assurer une rémunération fixe sans délai chaque trimestre de comptabiliser des heures qui auront été faire en plus ou bien soustraire des heures qui n’auront pas été faites. C’est Manon qui procède aux déclarations d’heures au service RH . Les déclarations peuvent être consultées par chacun dans le dossier DSF du dossier partagé « Bib-moniteurs »

Concernant les vacances universitaires : répartition entre les moniteurs en début d’année. 2 moniteurs par vacances : Automne, hiver, printemps, soit 1 semaine par moniteur.

les outils :
- un dossier partagé « bib_moniteurs » dans lequel sont déposés : les DSF, le planning semestriel et autres documents dont vous pourriez avoir besoin au cours de l’année.
- votre boite @sciencespolyon : nous n’utiliserons que cette boite. C’est aussi sur cette boite qu’arriveront les alertes automatiques de Planno en cas de changement sur le planning vous concernant.
- Teams
- une conversation de groupe, réservée aux moniteurs, sur l’appli de votre choix.
- Et bien sûr Planno, à regarder quotidiennement !

4 situations particulières nécessitent de communiquer rapidement par voie d’affichage auprès du public

Panne d’ascenseur
- Disposer une affiche sur l’ascenseur à chaque niveau -1, 0, 1, 2, 3

Pénurie de papier toilette
- Disposer l’affiche sur la porte du WC concerné (Les wc du 3è étage ne sont pas suivis)
Panne de photocopieur
- Disposer l’affiche sur le copieur concerné
Entretien en cours, ne pas déranger
- Disposer l’affiche sur la salle concernée

Des affiches plastifiées sont disposées à chaque étage.

R0 : tiroir de la banque d’accueil
- 2 affiches Pannes d’ascenseur (niveaux -1, 0)
- 1 affiche Panne photocopieur avec renvoi vers le photocopieur du 2è (niveau 0)
- 2 affiches Pénurie de papier toilette (2 WC au 0)

R1 : tiroir de la banque d’accueil
- 1 affiche Panne d’ascenseur (niveau -1, 0)
- 2 affiches Pénurie de papier toilette (2 WC au 1)

R2 : bannette à courrier, salle d’équipement2 affiches Panne d’ascenseur (niveaux 2,3)
- 2 affiches Pénurie de papier toilette (2 WC au 2)
- 2 affiches Entretien en cours, ne pas déranger

L’affichage est à l’initiative de l’agent qui constate la panne/pénurie.

En cas de panne d’ascenseur, se faire aider des agents répartis dans les étages qui disposent chacun les affiches R0 (-1, 0), R1 (1), R2 (2,3)

En cas de pénurie de papier toilette constaté dans un WC, l’agent alerte les autres agents en postes pour faire le point sur l’ensemble des WC en situation de pénurie pour mise en place des affiches.

En l’absence de mail ou de ticket indiquant la fin d’une panne/pénurie, tout agent qui constate la résolution procède au rangement des affiches et informe l’ensemble du service par mail.

En cas de disparition des affiches il est toujours possible d’en réimprimer. Il y a un fichier pour les affiches au format portrait et un autre pour les formats paysage P:\bib_general\Communication

A l’audition du signal d’alarme ou sur ordre du responsable :

Fermez portes et fenêtres,
Éteignez le matériel électrique et toute source de chaleur,
Ne prenez pas vos effets personnels.
Évacuez rapidement dans le calme et sans précipitation.
Suivez la signalétique d’évacuation.
Dirigez-vous vers les issues de secours les plus proches
Ne revenez pas en arrière sans y avoir été invité
N’utilisez pas les ascenseurs
Aidez les personnes handicapées.
Rendez-vous au point de rassemblement sous le drapeau de la cour d’honneur,
Attendez dans le calme, le responsable fait l’appel et donne l’ordre de dispersion.

Si les fumées envahissent les chemins d’évacuation :

Baissez-vous, l’air frais est près du sol et la visibilité y est meilleure,
Réfugiez-vous dans un espace d’attente sécurisé, il dispose d’une fenêtre donnant sur l’extérieur,
Signalez votre présence à la fenêtre,
Calfeutrez la porte avec des linges et des vêtements et mouillez-les.

Emplacement des issues de secours

Depuis le 3e étage, deux issues :

rejoindre l’escalier principal encloisonné

rejoindre l’escalier hélicoïdal intérieur en face de la salle de formation, descendre au 2è étage et rejoindre l’escalier de secours extérieur auquel on accède depuis le bureau de Béatrice, Bernard, Mathieu et Yacine (Côté bureaux du service Bibliothèque, côté rue Raulin / bout du couloir / bureau de gauche).

Depuis le 2e étage, deux issues :

rejoindre l’escalier principal encloisonné

rejoindre l’escalier de secours extérieur auquel on accède depuis le bureau de Béatrice, Bernard, Mathieu et Yacine. (Côté bureaux du service Bibliothèque, côté rue Raulin) / bout du couloir / bureau de gauche)

Depuis le 1er étage, deux issues :

rejoindre l’escalier principal encloisonné

rejoindre l’escalier de secours extérieur auquel on accède directement depuis la salle de collections du 1er étage (Porte de secours côté rue Raulin)

Au rez-de-chaussée, trois issues :

porte d’entrée principale
porte de secours dans la salle de collections du rez-de-chaussée
porte de secours sur avenue Berthelot

Emplacement des espaces d’attente sécurisés (EAS)

Ils sont signalés par un logo.

Des consignes sont affichées à l’intérieur.

Comme leur nom l’indique, ces espaces sont destinés à accueillir le public en cas de fortes fumées ainsi que les personnes invalides dont l’évacuation doit être différée. Si au cours d’une évacuation, une personne handicapée est conduite dans un EAS, il faut le signaler aux secours dès qu’ils arrivent.

Au 1er et au 2e étages : dans les sanitaires

Au 3e étage : sur le palier de l’escalier

En cours de journée :

En cas de questions face à un usager:

J’appelle mon binôme de service public

S’il ne peut pas répondre ou n’a pas la réponse :

Un problème de transactions : prêt / retour / retard / réservation : Béatrice Genod, au 896 ; sur Teams ; ou par e-mail
Une question concernant les mémoires : Béatrice Genod
Pour toutes autres questions : Manon Brien au 891, sur Teams, ou par e-mail
Pour gérer un conflit avec un usager / comportement inapproprié : Sophie Klopp au 895 ; sur Teams

On ne donne pas les adresses e-mail individuelles des agents de la bibliothèque au public.

Pour le public : bibliotheque[@]sciencespo-lyon.fr

Informatique :

Numéro d’urgence : 04 37 28 12 77

En cas d’incident (type malaise, chute etc…) :

ne pas déplacer la victime sauf si vous êtes habilité à le faire (titulaire d’un brevet de secouriste au travail)
rester près d’elle
appeler immédiatement les secours internes :

→ Les personnes suivantes, du service bibliothèque, ont suivi les formations aux premiers secours. Les contacter en priorité : Fabienne Para au 899, Sophie Klopp au 895

le 800 est le numéro de l’accueil de Sciences Po Lyon
les agents en charge de l’ouverture/fermeture, de la maintenance et de la sécurité :

Christophe 06 47 96 68 75

Adel 06 31 99 17 63

Stephan 06 31 96 66 74

Thierry 06 31 99 77 91

Entre 19h et 20h15 :

Lorsque les moniteurs étudiants sont en autonomie à la BU, une astreinte téléphonique est assurée par la Directrice de la BU au xx xx xx xx (ou à défaut par le Directeur des services ou la Directrice de l’IEP).

La Directrice de la BU doit être appelée UNIQUEMENT en cas de nécessité de prise de décision pour un événement exceptionnel concernant l’ensemble du public présent, les locaux, une situation mettant en cause la sécurité des usagers et/ou des moniteurs présents, un usager problématique, la déclaration d’un vol dans les salles, etc.

En cas de situation touchant à la sécurité des personnes et/ou des lieux :

Appeler d’abord le collègue du service patrimoine d’astreinte, présent sur site
Appeler ensuite la Directrice de la BU

Il convient de ne pas utiliser cette astreinte pour apporter une réponse à des questionnements spécifiques d’un usager ou pour se renseigner sur une procédure.

Quelle réponse apporter à un usager si l’on ne sait pas répondre ?

les éléments de procédures se trouvent dans le présent référentiel ; prendre le temps de le consulter. Si besoin, se concerter avec l’autre moniteur présent.
les usagers avec des situations d’inscription ou d’emprunts particulières doivent être priés de se présenter durant les horaires de présence des personnels de la BU, ou, si cela est impossible, il doit leur être indiqué d’envoyer un mail à bibliotheque[@]sciencespo-lyon.fr
Les moniteurs ne sont habilités qu’à appliquer les règles telles qu’édictées dans le règlement intérieur et le présent référentiel (règles de prêt, de renouvellement, suspension de prêt notamment)

Que faire en cas de panne informatique ou d’impossibilité d’accéder à Koha ?

Avant 19h00 : j’informe un bibliothécaire qui se chargera d’alerter les personnes à même de régler le problème.

Après 19h05 : j’appelle Sophie Klopp sur son téléphone d’astreinte pour l’informer de la situation.

Une procédure de secours est alors envisagée.

Dans cette configuration il n’est plus possible de contrôler si les usagers ont un compte valide, ni de connaître le nombre de documents déjà enregistrés sur leur compte.

Par sécurité, on ne prête qu’aux usagers de Sciences Po Lyon (personnel, étudiants et enseignants) sur présentation d’une carte à jour (sticker de l’année en cours) ou d’un certificat de scolarité dont on vérifie qu’il porte bien sur l’année en cours.

Comment enregistrer les prêts dans le cadre de la procédure de secours ?

On procède à un prêt manuel en complétant le formulaire dédié disponible à l’accueil.
Il convient d’être vigilant sur le report du numéro de code-barres qui garantie l’enregistrement du bon document sur le compte de l’usager.

On annonce la durée du prêt conformément au statut de l’usager (3 ou 6 semaines).
On invite l’usager à surveiller son compte lecteur pour prendre connaissance de la date réelle de retour et on lui rappelle qu’un courriel de courtoisie l’informera 3 jours avant l’échéance du prêt.
Attention : Les dictionnaires de langue sont prêtés 7 jours uniquement.
On démagnétise les documents et on informe l’usager de la date approximative de retour.

Combien de documents puis-je prêter si je n’ai pas accès à l’historique actuel de prêt des usagers ?

10 documents empruntables dans cette configuration de secours.

Où sont conservés les enregistrements ?

Les formulaires de prêt complétés, qui sont des documents sensibles à causes des données personnelles sont mis en sécurité le soir dans l’armoire du R0 et mis sous clé le soir à la fermeture.

Comment la situation est-elle régularisée ?

Lorsque la panne prend fin les prêts sont enregistrés sur le compte de l’usager à l’aide des codes-barres et des informations bibliographiques complétés dans le formulaire.

Peut-on utiliser le prêt manuel dans d’autres situations, par exemple pour des usagers rencontrant un problème de mise à jour de leur compte lecteur ?

Non SAUF pour des usagers préalablement identifiés et dont le statut a été vérifié auprès de la scolarité. Dans ce cas, leur nom a été communiqué à tous les agents et moniteurs soit par mail soit sous forme de liste accessible à l’accueil, si plusieurs usagers sont concernés par cette mesure temporaire.

Si l’emprunteur reconnait être l’auteur des dégradations : expliquer qu’il sera recontacté par la direction de la BU pour un éventuel remboursement.

Si l’emprunteur part avant le constat de dégradation ou s’il précise que les dégradations sont antérieures à son emprunt : mettre de côté pour examen par Manon Brien ou Sophie Klopp qui décideront des suites à donner.

Si vous constatez qu’un livre est en mauvais état au moment du prêt : modifier l’exemplaire pour indiquer cette information afin que l’usager ne soit pas soupçonné d’en être l’auteur au retour des documents.

Modifier les éléments suivants de l’exemplaire :

2 – Etat d’usure : liste déroulante. Choisir l’item le plus juste
n – Note de circulation : Indiquer une précision, la date et vos initiales. Exemple : livre gondolé, le 05/10/2023. MB. livre surligné au fluo, le 24/10/2023, MV.

Usagers

En chaque début d’année universitaire nous devons vérifier les informations données par l’usager > Pour les comptes Sciences Po Lyon uniquement.

On vérifie :

l’adresse principale
la partie contact : téléphone principal, autre téléphone + courriel alternatif
la partie Autre adresse, s’il y en a une
la catégorie de l’adhérent

Si les données sont justes > Cliquer sur Ajouter un message > Inscrire la mention Vérifié.

Si vous constatez des erreurs : Ne pas corriger directement les champs concernés mais suivre la procédure suivante :

Toujours dans le champ Ajouter un message > inscrire la mention Corrections pour la scolarité suivie par les informations à transmettre à la scolarité.

2 types de lecteurs :

Lecteurs Sciences Po Lyon : tout usager avec une adresse @sciencespo-lyon.fr
Lecteurs extérieurs : tous les autres

Type d’inscription	Type de lecteurs	Profil	Justificatif d’inscription	Durée de l’inscription	tarif
LDAP AUTO	Sciences Po Lyon	1A à 5A	Carte IZLY	Date LDAP (automatique)	Gratuit
		6A (5A + 8 mois)
		DE
		Master pro
		Doctorants en science politique
		CPAG
		Personnel : enseignants-chercheur et personnel administratif
		EE / étudiants internationaux		15/05 (paramétrage automatique en début d’année universitaire)
		Formation continue longue	Certificat de scolarité
Inscription manuelle	Extérieurs	IEPEL	Certificat de scolarité
		Lycéens PECED	Vérifier que son nom est présent dans la liste PECED de l’année
		Lycées des établissements d’enseignement secondaire de la métropole lyonnaise	Certificat de scolarité
		Étudiants, personnels et auditeurs libres des membres de l’UdL et des établissements associés Personnels, enseignants, doctorants, membres de l’UDL et établissements associés	Carte IZLY
		Élèves de Classes préparatoires aux grandes écoles (CPGE) des établissements d’enseignement secondaire publics	Certificat de scolarité ou carte IZLY
		Personnels et étudiants des IEP du réseau ScPo (IEP d’Aix-en-Provence, Lille, Rennes, Saint Germain en Laye, Strasbourg, Toulouse)	carte étudiante / carte de personnel	30/09 (paramétrage automatique en début d’année universitaire)
		Personnels et étudiants de l’IEP de Grenoble
		Étudiants et personnels de l’université Grenoble-Alpes
		Étudiants et personnels de l’université Savoie Mont Blanc
		Particuliers au chômage, au RSA ou bénéficiaires de l’Allocation aux Adultes Handicapés	justificatif de la situation de moins de 3 mois	Inscription pour 1 an, de date à date
		Personnels et enseignants retraités de Sciences Po Lyon	voir RH
		Particuliers			34 € / an
		Autres collectivités			170 € / an

Les étudiants, enseignants-chercheurs, personnels de Sciences Po Lyon sont inscrits automatiquement dans KOHA. La date de fin d’inscription est également automatique.

Cas particulier en début d’année universitaire : les étudiants n’ayant pas finalisé leur inscription :

Dans ce cas de figure un message s’affiche sur KOHA pour vous prévenir que le compte n’est pas valide ou bien vous ne trouvez pas de compte à ce nom (1A).
Toujours vérifier la date de validité de son compte.

Contact en cas de problème : Béatrice Genod ou Yacine Djebili.

Gestion des anciens étudiants :

Les 5A conservent leur compte informatique ainsi que leurs droits de prêts à N+8 mois : ces comptes s’appellent les « 6A ». Lorsqu’ils sortent « naturellement » du LDAP à la fin de leur scolarité le 30 avril de l’année suivante, les étudiants basculent automatiquement dans une catégorie « étudiants non présents dans LDAP » conservé 1 an pour des besoins statistiques. Ce compte n’est pas lié à des droits de prêts. Il est supprimé au bout d’1 an.
Si un usager apparaît comme « non présent dans LDAP » et souhaite reprendre une inscription, on lui créé un compte lecteur extérieur dans sa bonne catégorie et on signale son nom à Yacine/Béatrice pour vérification des doublons de comptes.

On ne créé pas de compte extérieur si un usager est présent dans Koha sous un compte SPL « actif ».

Les lecteurs extérieurs

oir le tableau dans Catégories de lecteurs

Personnes référentes : Béatrice Genod et Véronique Pacard (pour les inscriptions en ligne).

Les inscriptions se font sur place à l’accueil R0/ R1 ou en ligne via un formulaire.
1ere opération : vérifier si un compte Sciences Po Lyon (LDAP) existe. Si c’est le cas, on ne créé pas d’autre compte quelle que soit la situation (le compte SPL sera utilisé) > TOUT LECTEUR sans adresse SPL est considéré comme lecteur extérieur et fait l’objet d’une inscription manuelle dans KOHA.

Création du compte lecteur :

Cliquer sur Adhérents > Ajout d’un compte extérieur
Choisir le statut du lecteur
Saisir les informations relatives à l’usager (les champs en rouge sont obligatoires)
1. 2 mails (1 universitaire et 1 perso) sauf pour les lecteurs inscrits à titre de particulier (1 mail)
2. Pour les étudiants : 2 adresses : celle de l’étudiant et celle des parents ou d’un référent (sauf cas particuliers).
3. Un numéro de tel personnel
4. Date de naissance
5. Type d’adhérent
6. Etablissement d’origine*
7. Numéro de carte = code barre de la carte IZLY (ou bibliothèque)
8. Mot de passe = NOM de famille en majuscule. >> Ces 2 champs sont les identifiants au compte lecteur : les donner à l’usager.
9. Date de fin d’inscription : AUTOMATIQUE, ne rien saisir
Création de la carte de bibliothèque > voir Cartes de bibliothèques dans Usagers

> Concernant les lecteurs extérieurs, on ne conserve en aucun cas les justificatifs, on les vérifie simplement.

> Inscriptions payantes :

Le règlement par virement est privilégié. Renvoyer ces lecteurs vers Béatrice Genod, par téléphone ou mail.

En cas de règlement par chèque :

ordre : Agent comptable de Sciences Po Lyon

Contacter S. KLOPP dès réception du chèque pour transmission au service Finances

PAS DE RÈGLEMENT EN ESPÈCES NI CB POSSIBLE

Après inscription, on remet la carte de bibliothèque (voir procédure) et on autorise le prêt :

Immédiatement si le chèque est remis sur place
Lorsque le service Finances nous aura prévenu de la réception du virement

Le travail et la consultation sur place sont autorisés immédiatement.

En cas de problème contacter Béatrice par téléphone ou par courriel ou envoyer un courriel à : bibliotheque[@]sciencespo-lyon.fr

*Etablissements de l’UDL : si l’établissement de l’usager n’est pas dans la liste proposée par KOHA > sélectionner « Autres établissements (UDL) » + Ajouter le nom de l’établissement dans « Note de circulation »

Seuls les lycéens emprunteurs doivent être inscrits et équipés d’une carte de bibliothèque.
Avant d’inscrire un lycéen PECED, s’assurer qu’il figure dans la liste annuelle déposée dans les dossiers partagés Moniteurs et bib_general\SERVICES_aux_PUBLICS\PECED

2 catégories de PECED

Les lycéens en 1er : procéder à l’inscription selon les procédures en vigueur
Les lycéens en Terminale : vérifier qu’il n’existe pas déjà un compte avant d’en créer un. Si un compte existe, cliquer sur renouveler l’inscription puis mettre les coordonnées à jour et changer le numéro de carte si celle-ci doit être refaite.Des cartes de bibliothèque équipées d’un code-barre sont disponibles au R0 et R1.

Le Master Pagers est un Master proposé par notre établissement en partenariat avec VetagroSup.
Les étudiants issus de VetagroSup font l’objet d’un délai d’inscription particulièrement long qui nécessite une prise en charge spécifique à la BU.

Voici ce que l’on peut mettre en œuvre pour améliorer leur expérience d’usagers de la BU :

Les étudiants du Master Pagers issus de Vetagro seront inscrits manuellement dans Koha à titre d’étudiants extérieur VetAgroSup pour pouvoir emprunter sans délai. Comme pour n’importe quel étudiant extérieur, demander un certificat de scolarité, une carte IZLY à jour ou contrôlez la carte d’identité de l’étudiant et vérifiez qu’il figure dans la liste des Pagers.

Une fois leur inscription administrative validée vers novembre/décembre, un compte Koha sera généré automatiquement. De fait, ceux qui auront emprunté chez nous se trouveront titulaires de 2 comptes lecteur.
En cas de doublon de compte au moment de prêter à un étudiant Pagers, enregistrer les documents sur l’ancien compte pour regrouper tous les prêts PUIS informer Yacine du doublon. Il prendra la suite des opérations de dédoublonnage.
Le service PEB est ouvert à ces étudiants dans les mêmes conditions que pour nos autres étudiants. Vous pouvez donc les orienter vers ce service pour obtenir des livres non disponibles sur le réseau des BU lyonnaises.
Nous pouvons également, sur demande, réserver pour eux des salles de travail en groupe via notre interface d’administrateur dans Aflluence .

La liste nominative de ces étudiants vient d’être ajoutée au dossier Moniteur.
Avant de réserver pour un Vetagro, vérifier bien que l’étudiant figure bien dans cette liste.

La carte IZLY est la carte de bibliothèque pour toute la communauté UDL.

Pour les usagers qui n’ont pas de carte Izly, nous créons une carte de bibliothèque.

Les cartes se trouvent dans le caisson à roulettes vers les 2 banques d’accueil.

1 – Inscrire avec un feutre spécial indélébile le nom, le prénom.

2- Coller un code à barres, également dans le caisson

3- Créer le compte de l’usager (voir procédure création de compte extérieur).

Si un usager n’a pas le temps ou ne souhaite pas s’inscrire sur le moment, vous pouvez lui conseiller de faire son inscription en ligne via le formulaire « Inscription en ligne » sur le site.

Pour tous les étudiants SPL et hors SPL+ les particuliers hors UDL, UGA, SMB	20 documents	3 semaines	1 semaine de prolongation
Enseignants-chercheurs Doctorants SPL et hors SPL Personnels SPL	20 documents	6 semaines	Pas de prolongation

Cas particuliers courants :

Prêts 7 jours : les lectures de cours obligatoires ne sont prêtées que pour 7 jours, 1 seul document à la fois, quel que soit le public

Prêts usuels : certains dictionnaires et lexiques peuvent être prêtés pour 7 jours seulement

Exception « Prêt d’été :

Environ 6 semaines avant la fermeture estivale, nous passons en prêt d’été.

Les documents empruntés dès lors sont à rendre le lundi du début des cours.

Pour 2023 : du 23 mai au 18 septembre

Si l’usager prolonge les documents qu’il a emprunté avant cette date de bascule, il pourra les garder jusqu’à mi-septembre.

Cela concerne les 1A, 4A, 5A, les enseignants-chercheurs, le personnel administratif.

Les 2A :

Les 2A peuvent emprunter jusqu’à 1 semaine avant la fermeture estivale.

Pour 2023 : ils peuvent emprunter jusqu’au lundi 10 juillet.

Cas particulier : concernant les 2A qui ne partent pas en mobilité, on fait le prêt, s’affiche le 20 juillet mais on lui annonce la date du 18/09.

> Faire un mail à Yacine avec le nom de l’étudiant, qui modifiera le prêt.

Les CPAG : nous adaptons leur date limite de prêts selon les dates de concours.

Enregistrer un prêt dans KOHA

Se connecter : identifiants et mot de passe Sciences Po Lyon

1. Rechercher l’usager

En bipant le code-barres de sa carte Izly ou de bibliothèque, dans l’onglet Prêter

Si la carte ne passe pas : rechercher par nom d’usager dans l’onglet Recherche Adhérents en saisissant les premières lettres du nom

Si l’usager n’a pas sa carte, demander un autre justificatif d’identité (carte d’identité, permis de conduire, carte TCL, carte vitale…) et rechercher par nom dans KOHA

Pas de carte, pas de justificatifs, pas de prêts !

2. Enregistrer le prêt

Biper le code à barres du document avec la douchette dans la case Prêter à X
- Pas besoin de cliquer sur le bouton « Prêt », les douchettes englobent la fonction de validation après lecture du code à barres.
- Si le code à barres du document ne marche pas, saisir la suite numérique présente dessous au clavier.
Pour afficher la liste des prêts de l’usager, cocher la case « Toujours afficher les prêts immédiatement »
Vérifier que le document est bien enregistré dans la liste.
Renouveler l’opération pour chaque document

Sur le document

Noter ou tamponner les documents prêtés avec la date de retour, sur la fiche dédiée en dernière page du document ou sur un post-it s’il n’y a pas de fiche (notamment pour les DVD, BD, romans, périodiques)
Désactiver l’antivol des documents en les passant sur la tranche sur le démagnétiseur posé entre les 2 postes de la banque d’accueil.

1. Dans KOHA

Cliquer sur Retourner, sous la barre de recherche
Biper le code barre du document dans la barre de recherche
L’écran affiche les titres des documents rendus.

Pas besoin de la carte étudiant.e pour les retours

NB : En cliquant sur le nom de l’adhérent, vérifier s’il reste des prêts à l’usager et la date de retour pour pouvoir l’informer.

Cela est important pour la gestion des retards.

2. Sur le document

A chaque retour de document, vérifier l’état du document. Pour le DVD, ouvrir le boitier pour vérifier que le DVD est bien présent.

Réactiver les antivols des documents en les passant sur le gros magnétiseur, situé à côté des chariots.
Relever la localisation de chaque document dans la colonne Localisation et les déposer sur le chariot correspondant.

Interdiction d’emprunt

KOHA empêche automatiquement le prêt pour un usager lorsqu’il est en retard.
Quand ceci se produit une alerte s’affiche, indiquant à l’agent pourquoi l’adhérent ne peut pas emprunter de documents.
Sur la fiche de l’usager, la date de retour prévue s’affiche en rouge dans la liste des prêts
L’usager ne peut plus emprunter d’autres documents ni prolonger les documents en retard.
Il ne peut pas prolonger les documents déjà empruntés mais pas encore en retard.

L’usager qui rend un document en retard voit sa capacité d’emprunter suspendue.

La durée de l’interdiction est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours de retard. Il n’y a pas de pénalités financières.

Ex : je dois rendre un document le 6 septembre. Je suis en retard. Je le rends le 10 septembre. J’ai 4 jours de pénalités. Je peux réemprunter à partir du 15 septembre. Les jours de fermeture (ex week-ends) sont décomptés comme des jours de pénalités.

En cas de demande de levée de la suspension ou en cas de problèmes avec un usager sur la question de ces retards > voir Béatrice Genod

Gestion des rappels par KOHA / Béatrice & Bernard

Retard sur des documents en prêt 3 semaines ou 6 semaines :

Un usager reçoit un e-mail de courtoisie 3 jours avant la date de retour.
Un usager est en retard : il reçoit trois courriels de rappel à : 3 jours, 6 jours, 9 jours.
Au-delà des 9 jours, si l’usager ne nous a pas contacté ou n’a pas rapporté ses prêts il sera appelé.

Un tableau de retard est généré dans Koha, il est imprimé pour le suivi des appels téléphoniques.

1^erappel au bout de 10 jours de retard.
2^ème appel à environ 17 jours de retard.

L’usager n’a toujours pas rendu les documents empruntés :

Un message est alors envoyé à son courriel personnel. En général les documents sont retournés.

Retard sur des documents en prêt 7 jours / sur les documents réservés :

Tous les jours la personne en charge des retards regarde si des documents en prêt 7 jours ou des documents réservés sont en retard et il faut immédiatement appeler l’usager pour qu’il les rapporte le plus vite possible.

Si un document est détérioré, l’usager doit le racheter (voir Manon Brien ou Béatrice Genod). S’il n’est plus disponible dans le commerce, il sera demandé une amende forfaitaire :

pour les ouvrages : 21€,
Les revues académiques : 16€
pour les journaux, magazines : 4€,
pour les dvd : 30€ pour un dvd et 70€ pour les coffrets.

Le paiement se fait prioritairement par virement (voir RIB) ou exceptionnellement par chèque à l’ordre de « l’agent comptable de l’IEP de Lyon ». Le chèque doit être immédiatement donné à Sophie Klopp.

Nous appelons Compte lecteur, le compte personnel de l’usager, accessible en ligne depuis le catalogue.

Ce compte permet à l’usager de :

suivre ses emprunts
Prolonger ses prêts
Réserver un document déjà emprunté
Modifier ses identifiants (pour les lecteurs extérieurs uniquement)
créer des listes de documents

Les identifiants :

pour la communauté Sciences Po Lyon : ce sont les identifiants Sciences Po Lyon
Pour les extérieurs : identifiant = numéro du code barre de la carte + mdp = NOM de famille en majuscule.

La prolongation est de 7 jours.

Conditions :

Le document peut être prolongé :

par l’emprunteur, via son compte lecteur sur catalogue.sciencespo-lyon.fr
par les agents en poste aux accueils
jusqu’au jour prévu du retour du document (si l’usager est en retard, pas de prolongation)

Dans KOHA :

Cliquer sur Recherche adhérents, au niveau de la barre de recherche
Sur la fiche de l’usager :
- Lusager veut renouveler 1 ou plusieurs documents, mais pas la totalité :
  - Cocher les cases correspondantes aux documents dans la colonne « Renouveler »
  - Puis cliquer sur Renouveler les documents cochés
- l’usager veut renouveler tous ces documents > Cliquer sur Tout renouveler

Pour de nombreux services, on peut renvoyer l’usager vers des services en ligne.

Inscription pour les extérieurs : Si un usager se présente à la bibliothèque, veut s’inscrire mais n’a pas de justificatif > Inscription en ligne
Demandes de PEB > http://bibliotheque.sciencespo-lyon.fr/pret-entre-bibliotheque/
Suggestions d’achat > http://bibliotheque.sciencespo-lyon.fr/suggerer-un-achat/
Réservation de documents empruntés se fait directement sur le catalogue, sur la notice du document > voir dans le référentiel Collections > Réservation de document
Prolonger un prêt > vers dans le référentiel Usagers > Prolonger un prêt
Réservations de salles de travail en groupe > Affluences > Voir dans le référentiel Usagers > Affluences

L’application Affluences permet 3 choses :

1. Consulter les horaires de la BU

Nous tenons à jour tous les changements d’horaires et de fermeture sur Affluences. L’API Affluences est intégré au pied de page du site. Vous pouvez donc vous y référer pour toutes questions sur les horaires.

2. Connaître l’affluence dans les salles

Un capteur est installé sur la porte d’entrée principale de la BU. Il permet de savoir en temps réel le monde présent dans les espaces.

3. Réserver des salles de travail en groupe et le cocon de sieste

9 espaces sont réservables directement par les usagers sur l’application smartphone Affluences ou sur le site

7 espaces de travail en groupe au niveau 2
le carrel individuel au niveau 2
le cocon de sieste au niveau 0

Seuls les usagers disposant d’une adresse @sciencespo-lyon.fr peuvent réserver.

Les usagers disposent d’un quota d’heures de réservation, prédéfini :

Salles de travail en groupe : 4h / jour ; 12h / semaine ; 24h / mois

Box individuel : 6h / jour ; 18h / semaine ; 36h / mois

Effectuer une réservation en poste d’accueil :

Il est tout à fait possible d’effectuer une réservation pour un usager à la banque d’accueil.

Pour cela se rendre sur https://admin.affluences.com/

Identifiants : inscription-bibliotheque@sciencespo-lyon.fr

MDP : bibSPL2022

Procédure

Onglet Réservation > Gérer le planning
1 salle = 1 ressource dans le langage Affluences
Chercher par salle de travail quelles sont les disponibilités
Cliquer directement sur le calendrier au créneau demandé
Un pop-up s’affiche : choisir l’heure de début, la durée, l’e-mail de l’usager, une note (obligatoire)
Valider

A emprunter :

Dictaphones à piles rechargeables
Lecteur de DVD avec prise USB

Même procédure que pour les autres documents

Les dictaphones et les lecteurs de DVD sont équipés d’un code à barres.

A donner :

Bouchons d’oreille
Écouteurs (en cas de réel besoin pour une visio ou un examen)

Des bouchons sont disponibles au R0 (dans l’armoire) et au R1 dans le caisson à roulettes.

Prêt à la demande de petites fournitures :

Stylos, ciseaux, agrafeuse…
Papier brouillon sur demande

Ce petit matériel est disponible au R0 et au R1.

Règles générales :

Les vidéoprojecteurs peuvent être utilisés de 2 façons :

Brancher sur un PC avec le câble HDMI
En wifi avec un smartphone

Les VP sont prêtés uniquement dans l’enceinte de la BU, pour l’utilisation dans les carrels.

Réservés au public Sciences Po Lyon (tout comme les carrels)

Modalités de prêt : prêt sur place

Avant de saisir le code barres, je clique sur « Paramètres du prêt »
Je coche la case « Prêt sur place »
Je saisis le code-barres > le prêt du vidéoprojecteur est enregistré pour la journée.
Conserver à la banque d’accueil la carte étudiante comme « caution » pour un retour avant la fermeture du jour.

Contenu de la boite à vérifier à chaque retour :

1 guide
1 chargeur
1 câble HDMI
1 vidéoprojecteur (vérifier l’état de celui ci)

Vous remarquez un étudiant en souffrance psychologique et vous souhaitez l’aider.

Il existe des permanences Apsytude (Association de Psychologues pour les éTudes) à Sciences Po Lyon les jeudis de 10h à 14h et un mardi sur deux de 11h à 14h.

Vous pouvez dans un premier temps lui donner accès à cette information et lui donner les coordonnées de l’association. Les rendez-vous peuvent aussi se faire en visio et il est possible de prendre rendez-vous sur leur site : « Prendre rendez-vous »
L’étudiant a besoin d’un coup de pouce pour la prise de RDV : vous pouvez écrire au secrétariat : rdv.apsytude@gmail.com en le mettant en copie pour assurer son consentement
Vous avez besoin d’un conseil sur la situation ? Contactez Bénédicte Brisset bbrisset.apsytude@gmail.com ou au 06 44 06 81 68

Collections

Collection physique vs collection numérique :

les collections physiques :
- 35 000 ouvrages
- 900 DVD
- 50 abonnements en cours à des revues et à la presse au format papier
- des revues auxquelles nous ne sommes plus abonnées mais que nous conservons au magasin
- les mémoires de séminaires et de master jusqu’à 2014
les collections numériques :
- bases de données avec et/ou sans abonnement,
- presse en ligne
- VOD (Arte numérique)
- les mémoires de séminaires et de master

Dans le catalogue :

tous les documents physiques, quelque soit leur localisation, magasin, R0, R1, salle d’équipement.
tous les mémoires, quelque soit leur support
lorsqu’on a une version numérique d’un document physique, son accès en ligne est signalé dans la notice du document.

Qui peut emprunter des illustrations ?

Ce service est réservé aux membres de la communauté Sciences Po Lyon (étudiants/profs et personnels administratifs).

On ne prête pas d’illustrations aux usagers extérieurs.

Où trouver les illustrations ?

Les illustrations sont sur les présentoirs muraux du RdC et du 1^er étage.

Les illustrations sont accompagnées d’une signalétique « je suis empruntable ».

Les illustrations empruntées sont signalées par des fantômes indiquant « je suis emprunté ».

Les fantômes sont au verso du panneau de signalement « je suis empruntable ».

Comment emprunter ?

Les usagers prennent librement une illustration sur les présentoirs et se présentent aux accueils pour emprunter.

Vérifier que l’emprunteur est bien membre de la communauté Sciences Po Lyon
Scanner le code-barres pour enregistrer l’œuvre sur le compte du l’emprunteur
Démagnétiser l’œuvre (l’anti-vol est situé derrière le cartel au dos de l’illustration)
Fournir un sac adapté pour le transport de l’œuvre (voir dans le placard)
- Tote-bags : pour les petites (jusqu’au format A4)
- Sacs spéciaux : pour les grandes (tout ce qui ne rentre pas dans les tote-bags)
Biper le sac (code-barre dans la poche de devant)

Le nombre d’emprunts simultanés est limité à une illustration par usager. Seule exception : les trois petites illustrations de Maslau (Jour 15 – La Tour métallique, Jour 11 – La Tour rose, Jour 5 – Le cube orange) qui peuvent être empruntés par 1, 2 ou 3. Donnez 1 tote-bag par illustration empruntée pour éviter les frottements entre les cadres.

Les sacs sont empruntables pour 2 semaines pour éviter le manque de stock à la BU et qu’ils encombrent les étudiants pendant 3 mois. Insistez pour que les étudiants réempruntent un sac adapté avant de rendre leur illustration.

Procédure de retour ?

Veiller à ce que l’illustration soit bien rendue avec le sac
Vérifier systématiquement l’état du cadre et de l’illustration avec l’usager
Enregistrer le retour
Remagnétiser l’illustration en veillant à présenter l’anti-vol du bon côté l’appareil
Ranger le sac dans le placard
Replacez l’illustration sur son présentoir (voir la localisation dans Koha pour l’étage, retrouver le fantôme)

Dégradations ou de perte d’une illustration, d’un sac ou d’un cadre.

Face à l’usager, présentez la grille des tarifs suivants disponibles aussi sur la page de l’illustrathèque :

Sac spéciaux perdu ou endommagé : 30€
Cadre perdu ou endommagé : 20€
Tirage d’œuvre perdue ou endommagée : Remboursement au prix d’achat
Sérigraphie ou œuvre originale perdue ou endommagée : 70€ ou prix d’achat si supérieur

La somme doit être remboursée par chèque ou virement bancaire à l’ordre de l’agent comptable de Sciences Po Lyon.

Pendant les expositions temporaires :

Lors des expositions, les illustrations sont enlevées des présentoirs ainsi que leur signalétique pour laisser la place à d’autres œuvres.

Elles sont rangées dans un meuble porte cadre placé [à déterminer ]

Elles restent disponibles pour l’emprunt.

+ d’info sur l’illustrathèque sur notre site web [Lien cliquable]

Accéder à la liste koha

Agent référent pour l’illustrathèque : Achille

Les usagers peuvent demander à consulter et/ou emprunter des documents du magasin.

Dans le catalogue ils sont identifiés par la localisation Magasin.

Faire remplir le document papier par l’étudiant Demande magasin
Si vous êtes au R0, appelez le R1 qui est chargé d’aller chercher les demandes magasin, pour tous les usagers, quel que soit l’étage où ils sont installés.
Si vous êtes au R1, allez chercher vous-même les documents et par la même occasion rangez les retours déposés sur le chariot magasin.
Vous remettez le document à l’usager qui peut le consulter sur place ou l’emprunter
Enregistrer le prêt selon la procédure puis barrer la feuille avant de la jeter.

La clé du magasin se trouve au R0 dans la boite à clés.

Consultation sur place R0

Les usagers ont pour consigne de déposer sur un chariot prévu à cet effet, les livres consultés sur place et de ne pas les remettre en rayonnage.

Avant de procéder au rangement, je positionne l’affichette « Le bibliothécaire est dans les rayons, elle. il sera de retour rapidement» bien visible des usagers.
Biper les ouvrages comme si c’était des retours
Ranger les ouvrages consultés sur place au R0
Poser sur le chariot R1 les documents consultés sur place du 1^er étage éventuellement laissés par les lecteurs. Ils seront récupérés par l’agent posté au R1.
Ranger les CSP du R0 descendues par le R1.

Le chariot des CSP reste dans la salle des collections.

Consultation sur place R1

Les usagers ont pour consigne de déposer sur le chariot de CSP les livres consultés sur place et de ne pas les remettre en rayonnage

Avant de procéder au rangement, je positionne l’affichette « le bibliothécaire est dans les rayons, elle. il sera de retour rapidement» bien visible des usagers.
Ranger les ouvrages consultés sur place du 1^er étage.
Descendre les documents consultés sur place du RDC éventuellement laissés par les lecteurs sur le chariot du 1^er étage. Ils seront rangés par l’agent posté au poste RDC.
En milieu de créneau l’agent posté au R1 doit descendre récupérer les CSP et les retours du 1^er étage consultés au R0 et les biper, les ranger.

Le chariot des CSP reste dans la salle des collections.

1 – Chaque moniteur est responsable de plusieurs secteurs dont il est garant de la bonne tenue

2 – Aussi souvent que possible les moniteurs s’assurent pour leurs rayons que :

les livres ne sont pas écroulés sur leur tablette
les serre-livres sont bien en place et qu’ il n’y pas de documents à l’extérieur
les documents sont bien alignés

3- Régulièrement les moniteurs s’assurent pour leurs rayons que :

les cotes sont en bon ordre
qu’aucun document n’est classé par erreur dans ses rayons

4 – En outre, tous les agents et moniteurs en poste aux accueils sont tenus de reclasser les consultations sur places déposés sur les chariots ainsi que les retours de leur étage.

A l’occasion de cette tâche ils remettent en ordre les tablettes de destination de chaque document, indépendamment du rayon dont ils ont habituellement la charge.

Le tableau de répartition des sections attribuées à chaque moniteur se trouve dans le répertoire « Bib_moniteurs »

Principes généraux pour le renseignement à l’accueil

Type de lecteurs	Profil	PEB
Sciences Po Lyon	1A à 5A	OUI Gratuit sauf si la BU préteuse demande le remboursement des frais d’expédition
	6A (5A + 8 mois)
	DE
	Master pro
	Doctorants en science politique
	CPAG
	Personnel : enseignants-chercheur et personnel administratif
	EE / étudiants internationaux
	Formation continue longue
Extérieurs	IEPEL	OUI Forfait 8€ pour les frais de retour + frais d’expédition si demandés par la BU préteuse
	Personnels et enseignants retraités de Sciences Po Lyon
	Particuliers au chômage, au RSA ou bénéficiaires de l’Allocation aux Adultes Handicapés
	Particuliers
	Lycéens PECED	NON
	Lycées des établissements d’enseignement secondaire de la métropole lyonnaise
	Autres collectivités
	Étudiants, personnels et auditeurs libres des membres de l’UdL et des établissements associés	NON voir leur établissement de rattachement
	Élèves de Classes préparatoires aux grandes écoles (CPGE) des établissements d’enseignement secondaire publics
	Personnels et étudiants des IEP du réseau ScPo (IEP d’Aix-en-Provence, Lille, Rennes, Saint Germain en Laye, Strasbourg, Toulouse)
	Personnels et étudiants de l’IEP de Grenoble
	Étudiants et personnels de l’université Grenoble-Alpes

Quels documents ?

On ne fait pas de PEB pour des documents disponibles en BU sur l’agglomération lyonnaise. La carte IZLY doit permettre aux étudiants d’emprunter gratuitement dans n’importe quelle bibliothèque universitaire lyonnaise. De même, on ne fait pas de PEB si le document est accessible à la bibliothèque municipale de Lyon.

Infos principales sur le PEB :

Pour réaliser une demande de PEB, nos usagers complètent un formulaire en ligne
Ne jamais prendre une demande de PEB à l’oral ou sur un post-it. Toujours accompagner l’usager vers le formulaire.
Le PEB est gratuit la plupart du temps. Cependant, quelques bibliothèques facturent ce service. Indiquer à l’usager qu’il sera informé en amont du montant et des modalités de paiement afin d’annuler sa demande s’il le souhaite.
Tous les usagers peuvent emporter les documents à domicile quand la BU prêteuse les y autorise.

>> La validation du formulaire de demande de PEB génère un courriel envoyé sur la liste PEB :peb[@]sciencespo-lyon.fr.

>Pour toutes questions : 2 agents référents pour le PEB : Mathieu et Manon.

Procédure de mise à disposition des documents

Les documents en PEB en attente d’être prêtés /consultés sont rangés dans l’armoire du RDC.
Dans le document en PEB se trouve un imprimé sur lequel figure le nom du demandeur, la date de retour et éventuellement le montant et l’ordre du règlement par chèque. Garder cet imprimé à la banque d’accueil durant la consultation du document.
Pour les documents en consultation sur place : ils sont remis à l’usager en échange de sa carte étudiante et du paiement par chèque lors de la première consultation. Conserver la carte étudiante avec l’imprimé.
En cas de paiement par chèque, avertir un référent PEB qui viendra le récupérer immédiatement.
Indiquer sur l’imprimé que le paiement a été fait.
Tenir le journal des consultations sur place d’un document au verso de la demande accompagnés de ses initiales. Exemple : CSP le 20/03/2022 à 15h. Retour à 17h30 MB (CSP = consultation sur place / MB = Manon Brien )

Concernant les PEB empruntables :

Pour savoir si un document peut être emporté, se reporter aux indications sur l’imprimé joint. Aucune liberté ne doit être prise par l’agent en poste de prêter un document qui ne peut l’être.
Lors d’un prêt à domicile, indiquer la date de retour à l’usager (sur un post-it glissé dans l’ouvrage).
Conserver l’imprimé et y écrire la date de sortie du document puis informer les référents PEB par courriel de la sortie du document : peb[@]sciencespo-lyon.fr.
Au retour du document, le ranger dans l’armoire. Inscrire la date de restitution du document sur l’imprimé et informer les référents PEB du retour : peb[@]sciencespo-lyon.fr.

Une réservation ne peut s’effectuer que sur un document déjà emprunté.

Gérer les réservations au R0

Lors de l’enregistrement d’un retour, vous pouvez voir apparaitre le message ci-dessous :

Cela signifie que le document est réservé par un autre usager.

Avant de cliquer sur Confirmer la réservation

Mettre un post-it sur le document réservé avec le nom et prénom de la personne qui a réservé, la date du jour, signer avec vos initiales et mettre le document dans la grande armoire.

Ensuite : cliquer sur Confirmer la réservation. L’usager demandeur recevra un e-mail automatique le prévenant de la disponibilité du document.
Il a 48h pour venir le récupérer
Lors de sa venue, enregistrer le prêt normalement, selon la procédure (voir Prêter un document)

Personnes référentes : Béatrice Genod et Véronique Pacard

Expliquer à un usager comment faire une réservation

Les réservations se font directement depuis la notice du document.

effectuer sa recherche dans le catalogue
Statut du document Prété
cliquer à droite sur Réserver
Se connecter avec les identifiants de son compte lecteur (voir Usagers > Compte lecteur)
Valider la réservation

Faire une réservation pour un usager

Il est possible d’effectuer dans KOHA la réservation pour l’usager. C’est la même démarche.

Sur la notice du document, cliquer sur Réserver dans les actions en haut
Chercher l’adhérent par son nom ou biper sa carte
valider la réservation

Une réservation ne peut s’effectuer que sur un document déjà emprunté.a

La page Ressources en ligne propose 2 types de ressources :

Les bases de données auxquelles la bibliothèque est abonnée, c’est-à-dire pour lesquelles elles payent un abonnement ou à établi un accord : on parle d’accès réservé. On peut y accéder avec ses identifiants SPL.
Les bases de données en accès libre sur Internet. Elles sont reconnaissables par le bandeau vert Accès libre
- Sont signalées 2 ressources particulières : Mir@bel et Sign@l, qui sont des bases de données développées par la bibliothèque.

Ressources en ligne en accès réservé

Elles sont reconnaissables sur le site par le bandeau rose Se connecter.

A la rentrée 2023, nous sommes abonnés à :

Arte Campus : VoD
Cairn.info : sciences humaines et sociales ; ebooks / revues
Cambridge University Press: 110 ebooks en science politique
Dalloz : base de droit (tous les codes civils notamment)
Encyclopedia Universalis
Erudit
Europresse : journaux, magazines, presse locale, nationale et internatioanle
JStor
Le Petit Robert
Le Monde diplomatique Institutions : les archives du journal le Monde diplomatique
Les Jours : média en ligne
Mediacités : média en ligne
Médiapart : média en ligne
Médiathèque Numérique (Arte) : VOD
Open Edition
Retronews : le site de presse de la BnF

Modalités d’accès par catégories de publics

Type de public	Lieu d’accès	Type de matériel	Modalités d’accès
Usagers Sciences Po Lyon	Dans l’enceinte de l’établissement	Sur leur propre PC (accès WIFI réseau Sciences Po Lyon ou EDUSPOT)	Accès sur authentification CAS
		Sur leur propre PC (accès filaire et WIFI réseau EDUROAM)	Accès libre
		Sur les postes fixes de l’établissement	Accès libre
	A distance	Sur leur propre PC	Accès sur authentification CAS
Usagers extérieurs (Tous ceux qui n’ont pas de compte SPL, quel que soit leur statut)	A distance	Sur leur propre PC	Pas d’accès
	Dans l’enceinte de l’établissement	Sur leur propre PC (accès wifi EDUROAM ou EDUSPOT)	Pas d’accès
		Sur les postes fixes de l’établissement	Pas d’accès
		Sur les postes kiosques de la bibliothèque	Accès libre

Informatique

Numéro d’urgence : 04 37 28 12 77

Réservé au public extérieur à Sciences Po Lyon mais préalablement inscrit à la BU.

Il sert aux usagers extérieurs inscrits à la BU pour:

se connecter à internet sur les postes en libre service
se connecter au WIFI , réseau sciences po Lyon sur leur propre matériel (pour les usagers non-universitaires qui ne peuvent accéder à EDUROAM et EDUSPOT)

Il concerne essentiellement:

les lycéens PECED
Les inscrits au titre de « particuliers »

Avant de créer un compte invité, vérifier l’inscription ou procéder à celle-ci si le demandeur n’est pas encore inscrit à la BU. (voir procédure d’inscription pour un usager extérieur)

Le compte est créé via l’appli « iepeople » uniquement en présence de l’usager et pour la seule journée où il est présent.

Pour un usager venant plusieurs jours de suite, créer un compte invité à chaque fois.

Procédure de création :

Se rendre sur l’appli https://iepeople.sciencespo-lyon.fr/IEPeople/invite/gestionComptesInfoInvite.html
Se connecter avec ses identifiants Sciences Po Lyon
Choisir l’onglet « création d’un compte informatique invité » (onglet du milieu)
Remplir tous les champs :

la date de fin doit être la date du jour
le champ de commentaire doit contenir la catégorie d’usager du demandeur (lycéen PECED, particulier extérieur ,etc.)

Une fois le compte créé, la connexion se fait sur les postes en libre accès dans les salles de la BU, grâce aux identifiants communiqués à l’usager.

2 photocopieurs à la BU : niveau 2 et niveau 3

Ce service est géré par le service informatique. Même pour les demandes de remplissage de papier, il faut renvoyer l’usager vers le service info au 3e.

Nom de l’imprimante pour les étudiants : ETUDIANTS sur SV-PRINT.

Permettent d’imprimer et de photocopier en A4 noir&blanc seulement.

Possibilité également de scanner un document et de se l’envoyer à une adresse mail (ne nécessite pas de compte Sciences Po Lyon)

Pour tout problème lié aux imprimantes : renvoyer vers le service informatique, au 3e étage.

Wifi conseillé : EDUROAM car fonctionne pour tous les membres d’une université, y compris pour les étudiants internationaux.

Toutes les informations sur le wifi à Sciences Po Lyon sur l’intranet étudiant

Les postes « kiosques » sont des PC réservées UNIQUEMENT à la consultation du catalogue de la BU et des ressources en ligne.

Il ne permettent pas d’aller sur tout autre site internet.

Ils permettent au public sans compte @sciencespolyon.fr d’accéder à nos ressources en ligne.

La BU dispose d’un poste kiosque au R0 et d’un poste kiosque au R1

Bâtiment

Personne référente : Sophie Klopp

1. Affichage libre sur les 2 panneaux en liège à disposition du public : dans l’escalier et au niveau 2.

2. Nous ne prenons pas de flyers, prospectus et magazines gratuits.

3. Concernant les documents de com que nous recevons au courrier, qu’ils soient événementiel ou liés à nos ressources numériques : à déposer dans la bannette, puis c’est Sophie Klopp qui gère.

Lexique

BU : Bibliothèque Universitaire.

CAS : Central authentication Service. il s’agit de la fenêtre de connexions qui s’ouvre lorsque vous devez entrer vos identifiants Sciences Po Lyon pour avoir accès à une ressource/ plateforme en ligne.

CSP : consultation sur place.

Magasin : espace de stockage des collections en accès indirect, situé au sous-sol du bâtiment. Les collections sont accessibles sur demande par les usagers. On y trouve des ouvrages, cote OUV ainsi que des périodiques.

OUV : cote des livres en magasin ; par extension nom donné aux livres portant cette cote.

PEB : Prêts entre bibliothèques.

Périodiques : nom donné aux revues, journaux et magazines.

R0 : rez-de-chaussée, poste d’accueil du rez-de-chaussée.

R1 : 1^er étage ; poste d’accueil du 1^er étage.

SPL : Sciences Po Lyon

USMB : Université Savoie Mont Blanc.

UDL : Université de Lyon.

UGA : Université Grenoble Alpes.

Usager = Adhérent dans KOHA = toute personne inscrite à la bibliothèque.